HƯỚNG DẪN CHI TIẾT HỆ THỐNG HỒ SƠ SỔ SÁCH TẠI TRƯỜNG MẦM NON

A. CÁC QUI ĐỊNH CHUNG

1. Nhà trường tổ chức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nghiên cứu các văn bản về quy định hồ sơ, sổ sách liên quan đến cấp học và nhiệm vụ của mỗi cá nhân để thực hiện theo hướng dẫn của các văn bản của Bộ và của Sở GD&ĐT, Phòng Giáo dục Đông Triều

2. Hằng năm, BGH nhà trường phải tổ chức rà soát, kiểm tra để có kế hoạch bổ sung đầy đủ các loại hồ sơ, sổ sách cho tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên. Hồ sơ sổ sách phải phù hợp với yêu cầu về nội dung và hình thức theo quy định; bảo đảm tính khoa học cho người sử dụng.

3. Hồ sơ, sổ sách phải được sử dụng tối đa, hiệu quả. Tất cả cán bộ, giáo viên phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc.

5. Hiệu trưởng nhà trường phải có biện pháp quản lý để tránh việc lạm dụng ứng dụng công nghệ thông tin nhằm thực hiện những việc sai qui định như: làm sai lệch thông tin, đặc biệt là kết quả học tập và rèn luyện của học sinh.

B. CÁC QUI ĐỊNH CỤ THỂ

I) Quy định hồ sơ sổ sách Giáo dục mầm non:

1. Hồ sơ quản lý trẻ em bao gồm:

- Đơn, cam kết xin gửi trẻ; Thông tin của trẻ;  sổ theo dõi sức khỏe; phiếu đánh giá trẻ cuối độ tuổi; hồ sơ đánh giá trẻ em theo Chuẩn phát triển; sổ theo dõi trẻ em trong độ tuổi chuyển đi, chuyển đến;

- Hồ sơ quản lý trẻ em học hòa nhập (nếu có).

2. Hồ sơ quản lý nhân sự

- Hồ sơ nhân sự;

- Sổ tổng hợp theo dõi cán bộ, giáo viên, nhân viên;

3. Hồ sơ quản lý chuyên môn;

- Sổ kế hoạch chuyên môn;

- Sổ kiểm tra, đánh giá giáo viên, nhân viên;

4. Hồ sơ quản lý bán trú

- Sổ thu và thanh toán; (thay bằng Sổ theo dõi các khoản thu (nội dung sổ được giữ nguyên);

- Sổ xuất, nhập thực phẩm;

- Sổ theo dõi khẩu phần ăn;

- Sổ giao nhận thực phẩm hàng ngày;

- Sổ lưu mẫu thực phẩm;  (thay bằng Sổ kiểm thực ba bước (mẫu sổ do ngành Y tế quy định);

- Hợp đồng mua thực phẩm;

- Giấy chứng nhận bếp ăn đạt tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm.

5. Sổ lưu trữ các văn bản, công văn

 - Sổ công văn đến;

 - Sổ công văn đi;

 - Sổ nghị quyết.

6. Hồ sơ quản lý tài sản, cơ sở vật chất, tài chính.

- Sổ theo dõi tài sản các nhóm lớp

- Biên bản thông kê tài sản

- Phần mềm quản lý tài sản

- Sổ quỹ tiền mặt

- Chứng từ thu chi.

7. Sổ phổ cập giáo dục mầm non

- Danh sách ( thông tin) trẻ điều trong độ tuổi.

- Thông tin CVC

- Thông tin đội ngũ

8. Đối với giáo viên

- Sổ theo dõi nhóm, lớp: điểm danh, theo dõi tỉ lệ chuyên cần, bé ngoan;

- Sổ theo dõi đánh giá trẻ;

- Sổ chuyên môn: dự giờ, tham quan học tập, ghi chép các nội dung sinh hoạt chuyên môn;

- Sổ kế hoạch giáo dục trẻ/giáo án;

- Sổ theo dõi tài sản nhóm trẻ, lớp mẫu giáo. (Thay thế nội dung Sổ theo dõi tài sản nhóm trẻ, lớp mẫu giáo).

II) Hướng dẫn sử dụng hồ sơ nhà trường và giáo viên

1. Hồ sơ quản lý trẻ em:

- Hiệu trưởng nhà trường căn cứ từng loại hồ sơ  phân công cán bộ phụ trách Phổ cập và Giáo viên tại nhóm lớp quản lý đảm bảo khoa học, phù hợp.

2. Hồ sơ quản lý nhân sự:

- Do Hiệu trưởng nhà trường trực tiếp quản lý và giao cho Hành chính giúp việc cho hiệu trưởng, kiểm tra các thông tin, Lưu tủ hồ sơ theo quy định.

- Nhập (cập nhật) phần mềm nhân sự đúng theo quy định.

3. Hồ sơ quản lý chuyên môn ( Giao cho 2 PHT phụ trách từng mảng quản lý)

3.1. Sổ Kế hoạch chuyên môn

- Dùng để xây dựng Kế hoạch chuyên môn của CBQL, tổ chuyên môn, các bộ phận công tác trong nhà trường.

Mỗi bộ phận công tác, mỗi tổ,  trong nhà trường sử dụng độc lập 01 sổ trong năm học.

- Sổ do cán bộ quản lý nhà trường và giáo viên, nhân viên là tổ trưởng các tổ trong nhà trường, chịu trách nhiệm lập và quản lý, sử dụng theo qui định.

3.2. Sổ kiểm tra, đánh giá giáo viên, nhân viên

- Dùng để thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá cán bộ, giáo viên, nhân viên thuộc phạm vi được phân công phụ trách. Mỗi CBQL sử dụng 01 sổ/năm.

- Sổ do cán bộ quản lý nhà trường chịu trách nhiệm lập, quản lý và sử dụng theo qui định.

4. Hồ sơ quản lý bán trú

4.1. Sổ theo dõi các khoản thu

- Dùng để theo dõi tất cả các khoản thu trong trường học, được mở theo dõi cho từng nhóm (lớp). Được ghi sổ mỗi tháng một lần cho từng học sinh.

- Kế toán nhà trường chịu trách nhiệm lập, theo dõi và quản lý theo qui định.

4.2. Sổ xuất, nhập thực phẩm

- Dùng để theo dõi những thực phẩm hoặc hàng hóa mua một lần dùng cho nhiều ngày, mua về nhập kho, khi sử dụng xuất kho. Sổ mở theo nguyên tắc  mỗi thực phẩm được theo dõi trên một quyển hoặc một số trang trong một quyển, không theo dõi chung các loại thực phẩm trong cùng một trang.

- Kế toán nhà trường chịu trách nhiệm lập, theo dõi và quản lý, sử dụng theo qui định.

4.3. Sổ theo dõi khẩu phần ăn

- Dùng để theo dõi khẩu phần ăn của trẻ em trong nhà trường. Sổ theo dõi khẩu phần ăn được lập theo từng tháng.

- Hiệu trưởng phân công một CBQL nhà trường chịu trách nhiệm lập và quản lý, sử dụng theo quy định.

4.4. Sổ giao nhận thực phẩm hằng ngày

- Dùng để theo dõi việc giao, nhận thực phẩm từng ngày trong nhà trường có tổ chức ăn bán trú.

- Hiệu trưởng phân công  nhân viên trực tiếp nấu ăn thuộc tổ bếp chịu trách nhiệm lập và quản lý theo quy định.

4.5. Sổ kiểm thực ba bước

- Dùng để theo dõi việc thực hiện chế độ kiểm thực 3 bước giao, nhận thực phẩm từng ngày trong các nhà trường có tổ chức ăn bán trú. Sổ được lập theo từng tháng.

- Hiệu trưởng phân công nhân viên trực tiếp nấu ăn thuộc tổ bếp chịu trách nhiệm lập và quản lý theo quy định.

4.6. Hợp đồng thực phẩm: Hiệu trưởng, PHT,  kế toán, Cấp dưỡng chịu trách nhiệm lập  ký hợp đồng và quản lý theo quy định.

4.7. Giấy chứng nhận bếp ăn đạt tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm: Hiệu trưởng phân công  nhân viên y tế chịu trách nhiệm quản lý theo quy định.

5. Sổ lưu trữ các văn bản, công văn

5.1. Sổ công văn đi/đến

- Dùng để theo dõi công văn, văn bản do các cấp quản lý, các đoàn thể, các tổ chức, cá nhân chuyển đến và văn bản do trường phát hành.

- Hiệu trưởng phân công cho nhân viên phụ trách công tác  hành chính  chịu trách nhiệm ghi chép và quản lý theo quy định.

5.2. Sổ Nghị quyết nhà trường

- Dùng để ghi chép các cuộc họp, những quyết nghị của nhà trường.

- Hiệu trưởng phân công  đ/c Hưng chịu trách nhiệm lập và quản lý, ghi chép theo quy định.

6. Hồ sơ quản lý tài sản, cơ sở vật chất, tài chính

6.1. Sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng

- Dùng để theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng. Sổ được lập theo từng nhóm, lớp và tại các phòng chức năng của nhà trường (mỗi nhóm, lớp, phòng chức năng  01 quyển).

- Kế toán phối hợp với Giáo viên, các bộ phận trong nhà trường chịu trách nhiệm lập và quản lý theo quy định.

6.2. Sổ quỹ tiền mặt

- Dùng để theo dõi quỹ tiền mặt của nhà trường.

- Thủ quỹ nhà trường chịu trách nhiệm lập và quản lý theo quy định.

6.3. Sổ mượn thiết bị giáo dục ( thiết bị CNTT..)

- Dùng để theo dõi CBQL, giáo viên, nhân viên mượn thiết bị phục vụ việc tổ chức các hoạt động giáo dục trong nhà trường.

- Sổ do nhân viên phụ trách hành chính được Hiệu trưởng phân công chịu trách nhiệm lập và quản lý theo quy định.

Ngoài những sổ quy định tại mục 6.1, 6.2 và 6.3 nhà trường triển khai thực hiện Hồ sơ quản lý tài sản, cơ sở vật chất, tài chính tại các phần mềm theo quy định đã được phân công cho CBGVNV cụ thể.

7. Sổ Phổ cập GDMN

- Dùng để theo dõi kết quả Phổ cập GDMNCTENT.

- Hiệu trưởng phân công đ/c Hồi Phó HT phụ trách Phổ cập chịu trách nhiệm lập và quản lý theo quy định.

8. Hồ sơ đối với giáo viên

8.1. Mỗi nhóm, lớp đảm bảo có đủ 01 bộ hồ sơ bao gồm 5 loại sổ được quy định tại văn bản số 526/HD-SGD&ĐT ngày 13/3/2014 của Sở Giáo dục và Đào tạo. Riêng sổ chuyên môn và giáo án (kế hoạch chăm sóc, giáo dục ngày) sẽ được tính trên từng giáo viên (đối với nhóm, lớp có từ 02 giáo viên trở lên).

8.2. BGH phân công nhiệm vụ hợp lý đối với giáo viên trong các nhóm, lớp để đảm bảo tất cả giáo viên/nhóm, lớp đều thực hiện nhiệm vụ soạn bài (lập kế hoạch chăm sóc, giáo dục ngày) và tổ chức các hoạt động chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ tại lớp được phân công phụ trách.

Lớp/nhóm có 2 giáo viên trở lên, giáo viên được phân công thực hiện nhiệm vụ nào thì soạn giáo án chăm sóc, giáo dục tổ chức triển khai nhiệm vụ đó, mỗi giáo viên có riêng một quyển giáo án. Lớp/nhóm có 1 giáo viên, thực hiện lập kế hoạch và soạn bài đủ số tuần thực học trong năm học (35 tuần) trong 1 quyển giáo án. Giáo viên trong cùng nhóm, lớp cần phối hợp chặt chẽ để tổ chức các hoạt động đạt hiệu quả.     

  

Chúng tôi hy vọng rằng những tài liệu này sẽ góp phần không nhỏ vào mục tiêu xây dựng nhà trường phát triển trong tương lai. Ngoài ra nếu cần hỗ trợ thêm về tuyển sinh mầm non đa kênh hiệu quả, nhà trường liên hệ qua Hotline 0987689954. Kiddi rất sẵn lòng hỗ trợ 24/7.